نموذج مرجعي لتقرير ملخص المعرض الخارجي للشركة

إن المشاركة في المعارض الخارجية لا تسمح لنا فقط بمقابلة العملاء المحتملين, ولكنها تمكننا أيضًا من التعرف على أحدث المعلومات, فهم اتجاهات تطوير الصناعة في الوقت المناسب, إنشاء الصورة الدولية للشركة, زيادة فرص التعلم, اكتشاف فرص عمل جديدة, وتلعب دورًا حاسمًا في توسيع السوق المتزايد للمؤسسات. مقارنة بالمعارض المحلية, المعارض الخارجية باهظة الثمن نسبيًا من حيث التكلفة والمخاطر. بعد كل معرض في الخارج, يُطلب من الشركات كتابة تقرير موجز عن المعرض لتلخيص تجربتها وتوفير مرجع للمعرض التالي, جعل المعرض أفضل وأفضل. بناء على هذا, كمشغل عالمي لتصميم المعارض والبناء, لقد قمت بتجميع نموذج لتقرير ملخص المعرض الخارجي للرجوع إليه. إذا كان متورطا في التعدي, يرجى حذفه. إن عملك الجاد في التعلم هو من أجل مستقبل أفضل! المساعدة في توسيع الأسواق الخارجية!

معرض الثلاثون, والتي استمرت لمدة xx يومًا من xx شهرًا إلى xx يومًا في 20xx, أقيم بشكل رائع في مركز دوسلدورف للمعارض في ألمانيا. هناك أكثر 1000 العارضين من جميع أنحاء العالم. كعارض الشركة, نيابة عن الحاضرين, أود أن أبلغ قيادة الشركة عن حالة المعرض على النحو التالي:

(1) مقدمة الجناح:

أولاً, يقع جناحنا في 081, قاعة 6, مركز دوسلدورف للمعارض, ألمانيا;

ثانيًا, يتوافق محتوى العناصر المعروضة في هذا المعرض بشكل كبير مع نمط تصميم وبناء الجناح, بأولويات واضحة, والتي يمكن أن تزيد من عرض موضوع المعرض. على سبيل المثال, تعرض شركتنا بشكل أساسي مقدمة مشروع xxx. هناك 6 مقدمات المشروع وخرائط توزيع تنسيقات المشروع في الداخل, و 5 قطع أراضي المشروع وخرائط توزيع التنسيقات في الهواء الطلق, منفصلة من جميع الجوانب. في المنتصف خريطة بناء المشروع, الذي يقف شامخا ويجذب انتباه الجمهور; يقع الطريق المحاكى والنفق النموذجي لأضواء الشوارع وأضواء الأنفاق على الطريق الرئيسي, مع تصميم مبتكر وذكي للغاية.

ثالثا, أعلى مبنى شيده جناحنا هو 6 ارتفاعه متر ويعتمد تصميم هيكل النقطة المعلقة, وهي أطول صورة كشك في قاعة المعرض بأكملها. وتنقسم بعض المناطق إلى الطوابق العليا والسفلى, لكنه ليس بناء فاخر. وهذا لا يُظهر قوة شركتنا فقط من خلال الأجواء الرائعة, ولكنه يتجنب أيضًا خلق مسافة نفسية مع الجمهور, وهو مناسب.

(2) الترتيب الشخصي:

إجمالي عدد المشاركين في هذا المعرض هو xx, بما في ذلك x المنسقين, × المنظمون والعارضون, وما مجموعه XX قادة الأقسام والمشاركين. لتوفير نفقات الشركة, خلال فترة المعرض, الغرفة القياسية لجميع الموظفين هي شخصين لكل سرير, يتم تقديم الإفطار ذاتيًا, يتم تسليم صناديق الغداء إلى قاعة المعرض, والعشاء لا يتجاوز xx يوان للشخص الواحد في المرة الواحدة. وحمل الجميع روح العمل الجاد والنضال. في الليلة السابقة وفي اليوم الأول من الحدث, بترتيب وتنظيم المدير العام العشرين لقسم العرض, اجتمعنا جميعًا وعقدنا اجتماعًا موجزًا. ناقشنا تخطيط موظفي الاستقبال, محتوى الشرح, ومهارات التفاوض; وقد عزز الجميع بقوة روح العمل الجماعي, تعلمت وتحسنت من المشاكل التي أثارها القادة, وحقق التفاهم, يدعم, والمساعدة في تنسيق عمل الموظفين.

(3) أعمال التنسيق:

سيذهب XX شخص إلى المعرض الدولي XX على دفعتين. سيقود الدفعة الأولى من موظفي المعرض XX من وحدة الأعمال الخارجية, وسيكون مسؤولاً عن نقل جميع تذاكر الموظفين, طعام, الإقامة في الفندق, بالإضافة إلى التواصل والتعامل مع المشكلات في الموقع مع منظم المعرض, بناة كشك الألمانية, وناقلات المعرض. خلال رحلة اليوم العشرين, ولم تكن هناك انتهاكات للانضباط, الإضرار بسمعة الشركة, أو الكسل في رفض الإنتقال داخل الشركة. تم أيضًا حل بعض المشكلات المتعلقة ببناة الأكشاك وناقلي المعارض الألمان بشكل صحيح. ترأس الدفعة الثانية من العارضين XX من وحدة أعمال العرض, مسؤول عن قضايا النقل والطعام ذهابًا وإيابًا للعارضين xx. على الرغم من أنها كانت فتاة, لقد قدمت مساعدة ممتازة للمنسق العام تشو نينغ, حيث كان على جميع الأفراد اتباع القيادة الموحدة فقط عندما يصلون إلى وتيرة موحدة. نيابة عن جميع العارضين, أود أن أقول: شكرا لك على عملك الشاق!

(4) أعمال تجهيز المعرض:

في أقل من يومين ونصف, أكمل تركيب xx شخصًا من قسم العرض وxx شخصًا من قسم الإضاءة 49 صناديق لشاشات P6, 48 صناديق لشاشات P16, الوزن الإجمالي أكثر من 4 طن من شاشات العرض, والمئات من تركيبات الإضاءة. بسبب الوزن الثقيل للصناديق ونقص الموظفين, كانت أعمال التثبيت صعبة حقًا. يجب على جميع موظفي التثبيت قبول الامتنان والاحترام من جميع الموظفين في Liaoyuan. كان هناك أيضًا حادثان بسيطان أثناء التثبيت. أولاً, عندما وصل طاقم المعرض إلى قاعة المعارض في دوسلدورف بألمانيا بسيارة xx في صباح العاشر من فبراير, توصل ناقل المعرض والناقلون إلى اتفاق دون تصريح, إجبار شركتنا على استخدام شركات النقل ودفع xx يوان كرسوم مناولة لنقل المعروضات من الطابق السفلي إلى الكشك في الطابق الثاني. لقد بذل موظفو البناء لدينا جهدًا كبيرًا وحصلوا على تصريح دخول لمركبة النقل, إجبارهم على ركوب سيارة النقل وإدخال السائق إلى الصالة لنقلهم إلى الكشك. وكان أبرز المؤديين في هذه الحادثة هو مهندس الإضاءة XX. أخيراً, تم تفريغ جميع المعروضات التي تزن أكثر من xx طن بواسطة موظفي البناء xx لدينا, والتي لم تحافظ فقط على نزاهتنا, ولكنه وفر أيضًا نفقات الشركة وساهم في سير هذا الحدث بسلاسة. لقد فزت بالجائزة الكبرى الجيدة في المعرض.

ثانيًا, بسبب إهمال منسقي ما قبل المعرض وبناة الأكشاك الألمانية, لم نتواصل بشأن مسألة أعمدة إنارة الشوارع. بعد المفاوضات بين المنسقين اللاحقين وبناة الأكشاك, في اليوم السابق لبدء المعرض, عمل بناة الأكشاك طوال الليل لإنتاج أعمدة مصابيح ملحومة مطلية بالرش مع انحناءات. دفعت شركتنا فقط تكلفة بسيطة لهذه المشكلة, ومضى المشروع بسلاسة.

(5) خلال فترة التنفيذ:

واستمر المعرض لمدة xx يوما, وتركز الجمهور في الأيام الثلاثة الأولى, خاصة في اليومين الأول والثاني. كان هناك 2 مكاتب الاستقبال, 3 موظفي مكتب الاستقبال, 4 عرض مديري الأقسام, 2 مديري الإضاءة, و 4 مندوبي المبيعات في الخارج, وكان عمل الاستقبال ساحقًا بعض الشيء. حسب الإحصائيات التقريبية, تلقت وزارة الخارجية حوالي 300 الأجانب, تلقت إدارة العرض حوالي 800 الناس في مكتب الاستقبال, وقد تلقت إدارة الشبكة حوالي 400 الناس في مكتب الاستقبال الشامل (بما في ذلك فقط أولئك الذين قاموا بتبادل بطاقات العمل أو التسجيل).

(6) قضايا المعرض:

أولاً, بسبب تسليم أعمال ما قبل المعرض, قد تكون هناك أوجه قصور طفيفة في المحتوى, مما سيؤثر أيضًا على تقدم العمل. على سبيل المثال, لم يتم إعداد أعمدة الإنارة المقابلة المجهزة بأضواء الشوارع التي عرضها قسم الإضاءة مسبقًا من قبل بناة الأكشاك, وقد قدمتها شركتنا إلى قسم المنتجات بناءً على خبرة المعرض السابقة. لم يقدم منسق ما قبل المعرض أي مطالبات, مما يثبت أن التواصل مع بناة الكشك لم يكن مفصلاً بدرجة كافية.

ثانيًا, هناك مشكلة في إعداد المعرض. تحتوي كلتا شاشتي العرض على طبقات طفيفة بعد التثبيت, مما يؤثر قليلاً على التأثير البصري. من ناحية, أرضية قاعة المعرض ليست مسطحة للغاية. على الجانب الآخر, شركتنا لديها عدد أقل من موظفي التثبيت, وتكنولوجيا التثبيت لدينا تنمو. يعد الجدول الزمني الضيق ومعدات التثبيت غير المكتملة أيضًا من بين الأسباب. طلاء رذاذ الإضاءة, وذلك لعدم وجود مراجعة تفصيلية من قبل الشخص المسؤول, لا يزال يستخدم الصور من معرض العام الماضي. وتبين في الموقع أن بعض الصور ليست مناسبة للغاية.

ثالثا, مسألة الكفاءة المهنية لموظفي الاستقبال. نظرًا لأن بعض الموظفين المشاركين في هذا المعرض هم جدد وليسوا على دراية بمعرفة المنتج بعد, وخاصة موظفي الوزارة في الخارج, معظمهم سيتخرجون قريبًا من طلاب الجامعات, إنهم بحاجة إلى مواصلة التعلم وتحسين مهاراتهم في التحدث باللغة الإنجليزية وتقديم المنتجات.

الرابع, قضايا التعاون الجماعي. إجمالي, هذا 24 يتمتع فريق العمل بتقسيم واضح للعمل ووتيرة موحدة, ولكن كانت هناك أيضًا بعض الحوادث غير السارة بين الإدارات بسبب أمور صغيرة. على سبيل المثال, عندما يكون هناك العديد من العملاء, أصبحت بعض اللوازم المكتبية شائعة ولا يمكن استخدامها بشكل منفصل من قبل الأقسام. تشعر بعض الإدارات بالقلق إزاء هذا الأمر ولن تقلق بشكل مفرط بشأن الوضع العام في المستقبل.

الخامس, الصفات الشخصية للعارضين. من المنطقي الأساسي إحضار مستندات صالحة مثل بطاقة الهوية عند الخروج, بغض النظر عن الجنس. تذاكر القطار, اللوازم المكتبية, وغيرها من العناصر التي تم إرسالها إليك يجب الحفاظ عليها بعناية والاحتفاظ بها. يجب أن نلتزم بمبدأ “الناس هناك, الأشياء هناك” وحاول البدء بأشياء صغيرة لحماية مصالح الشركة. فضلاً عن ذلك, العودة إلى الفندق في الوقت المحدد والتأكد من الطاقة الكافية لاستقبال العملاء في اليوم التالي هي أيضًا من الضوابط التي يجب على العارضين الالتزام بها.

(7) مقترحات للمعارض المستقبلية:

أولاً, يتم تنفيذ أعمال المعرض والأعمال اللوجستية الإدارية بشكل منفصل. تتم إدارة الأعمال المتعلقة بالمعرض عمومًا بواسطة شخص متخصص من قسم المبيعات, أثناء التذاكر, عناصر المعرض, معرض النقل, كتيبات, طباعة بطاقات العمل, إلخ. تتم إدارتها من قبل شخص متخصص من القسم الإداري. يمكن لهذه الطريقة من التعاون بين الأقسام تحسين كفاءة العمل بشكل عام, تنظيم وتنسيق العمل بشكل أفضل, ولن يؤثر على العمل العادي لقسم الإدارة المعين الوحيد بسبب المشاركة في المعرض.

ثانيًا, مراجعة العارضين. بعد تأكيد المشاركة, قام القسم القيادي الأعلى بالشركة بمناقشة وصياغة مؤشرات لعدد العارضين في كل قسم. وقام رؤساء الأقسام باختيار العارضين حسب المؤشرات, والتي يمكن تجنب النزاعات الناجمة عن مختلف الإدارات وأرقام الموظفين, وتشكيل منافسة خفية داخل كل قسم. يتيح اختيار أفضل اختيار للعارضين فهم النوايا الحسنة للشركة بشكل أفضل, إيلاء المزيد من الاهتمام لمسؤولية المشاركة في المعرض, وبالتالي تحسين جودة مشاركة الشركة.

ثالثا, بعد تحديد قائمة العارضين, ينبغي تنظيم تدريب جماعي لشرح مخطط تأثير بناء الكشك, تحليل التخطيط في الموقع لموظفي الاستقبال, والتركيز على تدريب المعرفة المهنية للمنتج, آداب الاستقبال, لغة, وغيرها من المواضيع التي تهم ضيوف الموقع. فقط من خلال إجراء الاستعدادات الأكثر شمولاً ودقة، لا يمكننا أن نفقد معنى العرض.

رابعا, فيما يتعلق بمسألة مصاريف السفر للعارضين, بالإضافة إلى تذاكر السفر ذهابًا وإيابًا والإقامة في الفنادق التي يمكن ترتيبها بشكل موحد من قبل الشركة, جميع النفقات الأخرى مثل مترو الانفاق, حافلة, إفطار, غداء, ويمكن الاعتناء بالعشاء بنفسه, ويمكن تقديم المساعدة على شكل راتب شهري وفقًا لمعيار N يوان للشخص الواحد يوميًا بعد انتهاء المعرض. وهذا لا يبسط العمل اللوجستي للمنسقين فحسب, يوفر الوقت للعثور على إيصالات السداد, ولكنه يتجنب أيضًا الإحراج الناتج عن الترتيبات الموحدة الإلزامية بسبب المواقف الشخصية, العادات, الأذواق, وأحجام الوجبات.

خامسا, عمل التفكيك أسهل نسبيًا من إعداد المعرض. قبل 7 مساءً في شهر X X يوم, تم الانتهاء من جميع أعمال التفكيك تقريبًا, ولكن لم يكن حتى 11:30 مساءً أن شركة الخدمات اللوجستية انتظرت, الهزال 6 ساعات عبثا. تبلغ تكلفة رحلة شركتنا ذهابًا وإيابًا للمعارض حوالي 50000 يوان. إذا أخذنا في الاعتبار راحة النقل لمسافات طويلة على المدى الطويل وتوفير التكاليف, هل يمكننا شراء سيارات الشحن الخاصة بنا لنقلها ونقلها من وإلى قاعة المعرض؟?